1、单位首先必须应该通过Word XP程序制作好职工个人信息登记表，接着将该表格文档作为电子邮件的附件以Word的DOC格式来保存起来；
2、随后在弹出的职工个人信息登记表界面中，用鼠标依次单击“文件”/“发送”/“传送收件人”命令，并在随后打开的对话框中选择好传送文档的收件人，收件人可以在通讯簿中选择，也可以在个人通讯组列表中选择，甚至还允许大家自行添加；
3、一旦确定好文档的接受人后，单击“确定”按钮返回到“传送名单”对话框，并在该对话框中通过更改列表中收件人姓名的前后顺序，可以改变收件人接收传送文档的顺序。只需要先选定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后单击相应的移动箭头按钮即可；为了能让职工清楚此次文档传送的目的，大家还可以在该对话框中设定好邮件的发送主题和消息正文，职工在收到文档后，就能知道该如何处理文档了；
4、完成上面的任务后，大家只要再单击“文件”/“发送”菜单，并执行该菜单项下面的“下一传送收件人”命令，Word XP程序就会自动启动系统中的默认邮件程序来将当前打开的文档以附件的形式，传送给事先设定好的传送名单中的第一位接受人；
5、第一位职工在接受到文档内容后，打开附件中的表格，并按照事先指定要求来填写好表格后，再重新进行保存，接着按照上面的步骤依次发送给每位收件人。当所有收件人都在该邮件中填写完各自的信息后，表格将自动发还给单位的原始发送者，然后单位根据反馈回来的表格信息就能实现普查职工个人信息的目的了。
三、巧用索引功能快速查找信息
为了实现快速查阅文档信息，大家可以使用索引功能，将文档中的主要关键字或各种概念摘录下来，分别标明它们的出处以及页码，并且按一定次序分条排列，以供日后方便查阅信息。下面我们就一起来看看如何具体使用word XP的索引功能：
1、要是使用索引功能来快速查找信息之前，大家首先应该来标记文档中的重点名词、概念之类的索引项，索引的提出可以是文档中的一个地方，也可以是文档中相同内容的所有地方；
2、要是大家标记了书中同一内容的所有索引项的话，就可选择一种索引格式并编制完成，这样的话程序将收集索引项，并按照字母的顺序来排序、引用页码，同时会自动查找并删除同一页中的相同项，接着在文档中显示索引内容；
3、比方说，要是大家想标记文档中的“抗击非典”的话，可以先用鼠标选中文档中的“抗击非典”四个字，接着用鼠标执行“插入”菜单项下面的“索引和目录”命令，在随后打开的对话框中，将“标记索引项”项选中；当程序打开下一个对话框时，大家再用鼠标选择“标记”，最后单击“关闭”按钮，此时文档中的“抗击非典”后面就会自动出现“{XE "抗击非典"}”的标志，用鼠标单击工具栏中的“显示/隐藏”按钮，就能把这标记显示或隐藏出来；
4、要是大家想把本文档中所有的出现“抗击非典”的地方都索引出来的话，那么大家在程序打开第二个对话框时，用鼠标执行“标记全部”命令，那么文档中凡出现“抗击非典”的地方都会被标记出来。并且对于索引的格式，大家可以任意选择，也可以选择“笔划”或“拼音”的两种排序方式，在缺省状态下是按“笔划”来排序的；
5、当完成前面的索引标记后，大家就可以提取所标记的索引了，具体的方法是先把鼠标移到文档的最后，接着用鼠标单击“插入”菜单项，从打开的下拉菜单中执行“索引和目录”命令，这样一个索引就会自动出现在鼠标指针处了；
6、要是大家事先选择的是“标记全部”命令选项的话，那么索引会标记出大家所索引的某个词都出现在哪一页上。一个索引词在同一页中出现多次，索引为节省页面，只会标记一次，并按笔画或拼音进行了排序，这样大家就可以按照索引的提示查找有关页面的内容了；
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