窗外春光明媚，而小洁的心情却灿烂不起来 。不久前她从产品检验岗位调任销售助理，每天都要面对大量的公司文件、各分公司资料以及各种报表，散乱的文档在电脑里堆成了一锅粥，好几次还因为不能及时找到领导需要的文件遭到批评，如何是好？
赶紧请教前辈去。人力资源部的张姐告诉她：请来一位“文档管理专家”（下载地址：http://www2.skycn.com/soft/17971.html）帮忙，处理各种文档就可以井井有条，大大提高工作效率。这款软件能够将文档无限级分类管理，将各种各样的文档粘贴进来或者作为附件插入，当然自己下载的那些美妙动听的音乐还有影片，也可一起添加进去。
分类合理好管理
将软件下载安装后，首要的问题就是创建管理分类，也就是设置保存不同文档类型的目录。在“文档管理专家”中，可以无限级分类管理，比如书籍、技术文章、办公文件、下载影片等目录，然后在各自的目录下建立明细目录。创建主目录时，执行“文件→增加”菜单命令（图1），即可在软件主窗口的左侧分类栏中新建一个主目录，然后将其名称修改自己需要的名称即可，比如：办公文件，在这个目录下增加明细时，只要右击这个目录，从快捷菜单中选择“增加子项”命令即可（图2）。
小提示：
管理大量文件，分类时应该首先注意区分个人文档和办公文档，这样做不仅仅是方便查找，还可以避免无意中泄露自己的个人文档。”
对文件进行分类保存和命名时，要按照自己的工作性质、常用文档的类型来分。例如从事财务工作的员工，可以根据报表性质（现金流量表、月报表、损益表等）进行分类；而从事营销策划的员工，就可以将每一个case的所有文档保存在一起。分类并没有什么统一标准，关键是要自己觉得习惯。
比如按照内容可以把文档分为合同夹、模板夹、员工资料夹、帐务表格夹等。如果某一类别的文档数量很多，可以进行二次分类。例如月报表就可以每月设一个目录，这样每个目录里面的文件数量就比较少了。不过如果将文档分为三层或者更多层次的类别，就不太好了，否则不但没有提高查找效率，反倒让操作变得繁琐。
文件添加分分钟
“我想把大部分的文档导入到文档管理专家中，但是它能直接导入的文件格式只有TXT、RTF，而我大部分的文件为DOC、XLS、PPT等Offcie文件格式，怎么办？”
“用插入OLE对象工具。”李姐回答。如在“各公司1季度销售情况”目录中新建销售资料时，需要在文件中添加XLS格式表格，操作方法：执行“插入→OLE对象”命令，在弹出的窗口中，选择“由文件创建”选项（图3），然后单击“浏览”按钮，选择以前编辑的XLS格式表格，即可将其导入到文档管理专家中（图4）。
“如果我要将与这个销售报表相关的几个分公司的资料添加到目录中，而又不想使得目录显得太凌乱呢？”“以添加附件的方式就可以。”
将这些文档导入到附件窗口，就如同发邮件时添加附件一样。导入时，执行“选项→附件窗”命令，在弹出的附件窗口中，单击“添加”按钮，就可以将任意的文件添导入到这个目录中了（图5）。
